Електронний підпис в Іспанії здатний значно спростити вам життя: в Іспанії неймовірно популярний електронний документообіг. У багатьох адміністративних процесах він виступає альтернативою паперовому документообігу, однак існує також низка бюрократичних процедур, за яких електронна форма взаємодії заявника та офіційної інстанції є єдиною можливою (наприклад, при отриманні громадянства Іспанії).
Плюсом електронного документообігу є можливість вирішувати багато питань безпосередньо з особистого комп’ютера чи телефону, не звертаючись до держорганів та не контактуючи особисто з чиновниками. Мінусом є необхідність попередньо розібратися в технічних нюансах та принципі роботи системи: в Іспанії немає централізованої служби роботи з громадянами, а кожна інстанція має свою специфіку та особливості.
Давайте розберемося з основними термінами та загальними принципами іспанського документообігу. І почнемо ми з електронного підпису. У більшості випадків «електронний підпис» у статтях та розмовах використовується як синонім «електронного сертифікату». Насправді ці два терміни означають різні речі і не є взаємозамінними.
Електронний підпис в Іспанії (Firma electrónica)
Електронний підпис в Іспанії – це юридичний механізм та метод ідентифікації та верифікації особи, яка підписала той чи інший документ (нарівні з підписом, зробленим від руки, або факсиміле). Головними цілями електронного підпису є гарантована і безпомилкова ідентифікація того, хто підписав, а також неможливість у майбутньому оскаржити факт підписання.
Безпеці та надійності електронного підпису в Іспанії приділяється особлива увага: на сьогоднішній день не відомо жодного випадку крадіжки чи підробки електронних сертифікатів.
Цифровий підпис в Іспанії (Firma digital)
Цифровий підпис в Іспанії – це той набір цифр, букв та спеціальних символів, які ми бачимо на будь-якому документі, підписаному в електронному вигляді. Цифровий підпис є одночасно і перевірним кодом: як правило, він супроводжується посиланням на офіційний сайт, де можна перевірити справжність документа і ідентифікувати особа, яка його підписала.
Портал електронних послуг в Іспанії (Sede Electrónica)
Як ми зазначили вище, в Іспанії кожне міністерство та відомство, а також регіональні та місцеві органи управління мають власні портали електронних послуг, прив’язані до офіційних сайтів.
Sede Electrónica – це особливий розділ сайтів, де відбувається документообіг в електронному вигляді у прив’язці до особистих кабінетів користувачів. Доступ до особистих кабінетів може здійснюватися як за звичною всім системою з логіном та паролем, так і з використанням електронного сертифіката або системи cl@ve (про них трохи нижче).
Наприклад, через Sede Electrónica податкової служби можна подавати податкові декларації, вимагати сертифікати про відсутність заборгованості з податків і т.д., через Sede Electrónica соцстраху – вимагати виписку з трудової історії (Informe de Vida Laboral) і подавати заяви на деякі види посібників, через Sede Electrónica ад.
Незручність розрізненої системи полягає в тому, що портали електронних послуг не завжди коректно працюють у всіх браузерах. Іноді простіше змінити браузер, ніж намагатися вирішити проблему некоректної роботи встановленням оновлень та розширень.
Електронний сертифікат у Іспанії (Certificado electrónico)
Електронний сертифікат Іспанії – програма, що містить облікові відомості користувача. Причому користувач може виступати як фізична, так і юридична особа. До списку відомостей входять ім’я та прізвище (або юридична назва), податковий номер, термін дії сертифіката, орган, що сертифікує, і деякі інші дані.
Електронний сертифікат вбудовується в Інтернет-браузер (рекомендується робити це на комп’ютері чи ноутбуці, хоча на планшетах чи телефонах сертифікати також працюють). Електронний сертифікат може бути встановлений одночасно на різних пристроях і в різних браузерах. Слід бути готовими до того, що частина порталів електронних послуг, що вимагають використання електронного сертифіката, максимально коректно працюватимуть у IE, а інша частина – у Firefox.
За наявності сертифіката офіційні сайти ідентифікуватимуть користувача як реальну та унікальну особу. Усі операції, весь документообіг, який здійснюється в електронному форматі, буде асоційований із цією конкретною особою.
Що надає електронний сертифікат в Іспанії?
Електронний сертифікат в Іспанії дозволить своєму власнику здійснювати з домашнього комп’ютера такі дії:
- Вирішувати податкові питання (подавати декларації, сплачувати податки, вимагати довідкову інформацію тощо).
- Перевіряти наявність штрафів за порушення правил дорожнього руху, сплачувати штрафи. Крім того, електронний сертифікат (а також система cl@ve) дозволяє встановити на телефон користувача додаток miDGT, в якому зберігаються електронні копії документів на машину та водійських прав, що позбавляє необхідності постійно мати при собі паперові та пластикові оригінали, наприклад страховки на автомобіль в Іспанії.
- Оформляти деякі види посібників та субсидій.
- Подавати заяви, запити, апеляції, рекламації та скарги до різних інстанцій, отримувати офіційні відповіді та повідомлення в електронному вигляді.
- Оформляти спеціальні доручення, зокрема Apud Acta на сайті міністерства юстиції.
- Запитувати та отримувати витяг із трудової історії (Informe de Vida laboral).
- Реєструватися за місцем проживання (у тих муніципалітетах, чиї сайти підтримують електронний документообіг та мають Sede Electrónica).
Як отримати електронний сертифікат у Іспанії?
Заявку на оформлення електронного сертифікату в Іспанії потрібно залишити на сайті Монетного двору Іспанії (Real Casa de la Moneda). Заявником може бути громадянин Іспанії, резидент Іспанії, а також нерезидент, що має номер NIE.
Обов’язковим етапом оформлення електронного сертифікату є перевірка особи заявника. Для цього необхідно буде особисто з’явитися в будь-яку офіційну організацію запропонованого списку. Незручність полягає в тому, що практично всі державні служби працюють з відвідувачами за попереднім записом, який не завжди легко отримати.
Після підтвердження особи на електронну пошту заявника прийде лист із посиланням на завантаження електронного сертифіката. Також рекомендується зберегти копію сертифіката на зовнішньому носії.
У частині установок немає обмежень: сертифікат може бути встановлений одночасно на різних електронних пристроях і в декількох браузерах. При необхідності сертифікат можна передати довіреній особі для здійснення будь-яких дій від вашого імені: наприклад, адвоката, податкового керуючого, бухгалтера.
Термін дії сертифіката становить 36 місяців, і після закінчення цього терміну він підлягає оновленню. Відкликати та анулювати сертифікат у разі потреби можна будь-коли через вищезгаданий сайт Монетного двору.
У нашій компанії ми надаємо допомогу в отриманні електронного сертифікату в Іспанії:
Система Cl@ve в Іспанії
Система Cl@ve в Іспанії в одних випадках є альтернативою електронному сертифікату, а в інших доповненням до нього. Головна мета системи – ідентифікація користувача на сайтах міністерств та відомств за унікальним логіном та паролем. Іншими словами, користувач позбавляється необхідності запам’ятовувати придумані ним логіни та паролі для кожного окремо взятого сайту, а натомість реєструється один раз у системі Cl@ve, і надалі ідентифікується вже через неї.
Реєстрація в системі може бути тимчасовою для одноразового використання (Cl@ve ocasional / Cl@ve PIN), або постійною (Cl@ve permanente). Для реєстрації потрібно мати електронний сертифікат. Якщо сертифіката немає, потрібно особисто з’явитися до будь-якої офіційної організації для підтвердження своєї особи.
Надалі використання Cl@ve може супроводжуватися додатковими заходами безпеки та двоетапною перевіркою користувача. Як другий етап, як правило, використовується відправка перевірочного коду на вказаний при реєстрації номер мобільного телефону.
Автопідпис в Іспанії (Autofirma)
Автопідпис – ще один цікавий сервіс, що безпосередньо пов’язаний з електронним сертифікатом і дозволяє підписувати документи, складені та/або відредаговані на комп’ютері, у спеціальній програмі або безпосередньо в Інтернет-браузері.
На сьогоднішній день підписані таким чином документи приймаються ще не всіма офіційними організаціями: у багатьох випадках потрібен звичний підпис від руки.
